Pagar multas por falta de documentos fiscais é uma situação pela qual nenhum empreendedor deseja passar, não é mesmo? No entanto, quem atua no ramo de transportes deve tomar ainda mais cuidado para não cometer erros e enfrentar problemas com a fiscalização.

Como você sabe, existem inúmeras obrigações fiscais a cumprir. Se manter em dia com o Fisco, pode ser uma tarefa complicada, principalmente para quem ainda não modernizou o seu negócio.

Quais documentos fiscais são obrigatórios para o transporte de cargas?

Toda empresa precisa cumprir com regras tributárias, mas existem algumas obrigações que são específicas de cada segmento, como é o caso dos documentos fiscais do ramo de transportes.

Essa é uma informação básica para manter seu negócio longe das multas por falta de documentos fiscais e punições dos órgãos fiscalizatórios. Por isso, conheça os documentos imprescindíveis para o transporte rodoviário.

CT-e

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) é o responsável por documentar o transporte entre estados e municípios. Sua utilização é obrigatória, principalmente porque torna o controle e a fiscalização do cumprimento das obrigações tributárias mais ágeis e seguros.

Ele precisa ser emitido a cada transporte e tem um papel semelhante à nota fiscal, só que para o transporte. Inclusive, é por meio dele que ocorre o pagamento do serviço de frete, o que garante sua importância para controle de valores por parte do Fisco.

MDF-e

O Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais (MDF-e) é um documento obrigatório para transportadoras com mais de um CT-e e, também, para o transporte em caminhões próprios, arrendados, por meio de um transportador autônomo que tenha duas ou mais notas fiscais.

Desde outubro de 2017, passou a vigorar a exigência do MDF-e 3.0, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de vincular todos os documentos fiscais referentes ao transporte realizado.

NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento muito importante, pois documenta e comprova o recolhimento dos impostos referentes a qualquer venda que ocorra no Brasil. Vale ressaltar que a lei prevê que o emitente e o destinatário devem manter esse arquivo digital, portanto, a transportadora não é a única responsável em mantê-lo em dia.

Sem a apresentação da nota fiscal, não há como apresentar a origem do produto, que pode ser considerado roubado ou contrabandeado. Nesses casos, é comum que haja a apreensão total da carga, o que exige bastante cuidado.

PEF

O Pagamento Eletrônico de Frete (PEF), também conhecido como carta frete eletrônica, é obrigatório desde 2011. Em resumo, ele é a comprovação do pagamento feito ao transportador autônomo e à empresa de transportes com até três caminhões.

Esse documento surgiu devido à falta de controle sobre esses pagamentos, permitindo que a remuneração pelo trabalho fosse mais justa, a arrecadação tributária mais eficiente e que a informalidade no setor fosse reduzida.

DANFE

A Nota Fiscal Eletrônica não existe de modo físico, mas é importante para o transporte. É por isso que uma obrigação envolve a apresentação do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ele funciona como se fosse a “versão impressa” da NF-e e é um dos documentos fiscais mais importantes.

É ele que acompanha a mercadoria durante toda a movimentação logística e demonstra a origem da carga, por exemplo. Além disso, serve como recibo de entrega no destino, o que garante a segurança para todos os envolvidos.

DACTE

O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) é para o CT-e o que o DANFE é para a NF-e. Trata-se, portanto, de um documento fiscal auxiliar e impresso, que contém informações relevantes do CT-e.

Assim como o DANFE, deve estar associado à mercadoria em todo o trajeto, até que ocorra a entrega. Em um momento de fiscalização de certas características da carga, como o peso, o DACTE será o principal documento avaliado para garantir a compatibilidade de informações.

DAMDFE

O Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos fiscais (DAMDFE) está associado ao MDF-e e serve como a sua versão impressa. Junto ao DACTE e ao DANFE, deve acompanhar a carga durante todo o transporte para evitar problemas com a fiscalização.

Antes, quem realizava sua função era o manifesto de carga, que era feito com cada empresa de acordo com os próprios padrões. Com a criação do MDF-e, ele se tornou a alternativa para garantir a conferência de dados, já que o documento principal existe apenas eletronicamente.

RCTR-C

A Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C) nada mais é que um seguro de responsabilidade civil, de caráter obrigatório. Esse é um dos documentos fiscais mais relevantes, já que deve ser contratado pela transportadora para garantir a proteção em caso de acidentes ou outros problemas.

Ele precisa ser emitido adequadamente porque será exigido no preenchimento do MDF-e. Em uma fiscalização, é comum que haja a conferência sobre a validade desse seguro para diversas situações, como tombamento, incêndio ou colisão.

Mais que ser uma obrigação legal, trata-se de uma proteção extra para a transportadora. Diante da necessidade de pagar certas indenizações no caso de avarias, o seguro garante a cobertura completa.

Quais são os prejuízos em multas por falta dos documentos fiscais?

Conforme vimos, atuar no ramo de transportes exige muito mais do que um caminhão e bons motoristas para executar o serviço. Uma transportadora deve atuar em conformidade com a lei e cumprir todas as exigências para tornar o transporte seguro e transparente.

É importante destacar que a tentativa de burlar o sistema e sonegar impostos nunca é uma opção. A Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) exerce fiscalizações constantes e quem se arrisca pode ter grandes prejuízos.

Confira as principais multas por falta de documentos fiscais!

Multa por falta de CT-e

É praticamente impossível uma transportadora não emitir o CT-e, afinal o documento é imprescindível para que o embarcador pague pelo transporte. Porém, é necessário que você compreenda que existem penalidades para o lançamento de informações incorretas e, claro, para a falta de emissão.

O Código Penal Brasileiro diz que é crime contra a ordem tributária omitir informação ou prestar informações falsas à administração tributária, assim como negar ou deixar de fornecer documento fiscal referente à prestação do serviço. A pena para quem pratica esses atos é de 2 a 5 anos de reclusão.

Além da prisão, a empresa será multada em R$ 550,00 e, também, pode ter as atividades suspensas. Portanto, é importante ficar atento à emissão correta desse documento corretamente.

Multa por falta do RNTRC

Caso, durante a fiscalização, se observe que o caminhão não tem o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC) ou o código apresentado não está de acordo com as exigências, será gerada uma multa no valor de R$ 550,00.

Se o transportador não tiver esse cadastro, a multa é de R$ 1,5 mil. Porém, se o cadastro estiver cancelado, ela sobe para R$ 2 mil.

É importante ressaltar que, ao comprovar que os dados no RNTRC não são verdadeiros, a empresa fica impedida de operar por 2 anos e deve pagar uma multa de R$ 3 mil.

Multa por dificultar a fiscalização

A transportadora que dificulta a fiscalização recebe punição. Afinal, o seu papel é exatamente o contrário: facilitar que a ANTT e os demais órgãos fiscalizatórios executem sua função e assegurem um transporte mais seguro e legal.

Nesse caso, o transportador está sujeito a uma multa de R$ 5 mil e ao cancelamento do RNTRC. Do mesmo modo, aquele que não atualiza os dados no cadastro dentro do prazo legal arca com uma penalidade de R$ 550,00.

Multa por documentos ilegais

Outro problema consiste na apresentação de documentos ilegais. Isso acontece quando a transportadora tenta falsificar algum documento, como ao apresentar determinado item diferente do que está registrado.

No caso específico de documentação falsa ou adulterada, a multa é de R$ 3 mil e ainda há o cancelamento da RNTRC. O transportador será impedido de obter novo registro por um período de 2 anos, o que indica que não poderá operar regularmente.

Multa por veículo não cadastrado

Também é importante que o caminhão ou outro veículo rodoviário esteja cadastrado na frota da empresa. Isso serve para evitar que os documentos estejam associados a um veículo e o transporte seja feito por outro, por exemplo.

Caso haja a identificação sobre a falta dessa informação, a multa prevista é de R$ 750,00. Além disso, há a suspensão temporária do registro, que só volta a ser válido diante da resolução da questão.

Multa por registro cancelado

Algumas transportadoras encaram problemas com a fiscalização e terminam com o registro cancelado. Mesmo assim, continuam a operar, apesar de o prazo específico para solicitar um novo registro.

A fiscalização identificará facilmente esse caso, pois há o apontamento no sistema competente. Como consequência, a multa cobrada será de R$ 3 mil e a reincidência poderá levar a punições mais severas, como extensão do prazo para fazer nova solicitação.

É importante notar, inclusive, que as multas podem se acumular, dependendo da situação. A falta de registro somada a documentos ilegais dá origem a duas infrações e à cobrança combinada de multas.

Como alguns problemas estão sempre associados a outros, é essencial manter a regularidade para prevenir um efeito em cadeia quanto a essas cobranças e exigências.

Como evitar que sua empresa tenha esses prejuízos?

Após conhecer as multas por falta de documentos fiscais e descumprimento das normas brasileiras para o transporte, fica fácil entender porque prevenir essas condições é tão importante.

Situações decorrentes desse tipo geram diversos problemas, como o aumento dos custos operacionais e desequilíbrio do fluxo de caixa, além de interrupção das operações. Outro aspecto tem a ver com a confiabilidade em relação ao mercado. Afinal, se sua empresa sempre for multada, os clientes passarão a questionar a sua atuação.

Quem deseja se manter longe desses riscos, trabalhar com segurança e de acordo com o que manda a lei, precisa ser ético e estratégico. Sim! Não basta ser um empreendedor correto e que preza pelo cumprimento de suas obrigações, é necessário ter o auxílio das ferramentas adequadas.

Manter os documentos atualizados

Como visto, a desatualização de informações dá origem a documentos fiscais incorretos e que podem prejudicar o negócio. Para evitar multas e outras punições, é indispensável manter todos os dados da empresa atualizados.

Qualquer erro dará origem a documentos fiscais incorretos e que, em uma fiscalização, serão avaliados como incorretos. Por isso, sempre confira as informações para garantir que elas estejam de acordo com o que é exigido.

Acompanhe as atualizações

É muito comum que os órgãos reguladores, como a ANTT, façam modificações nas exigências quanto aos documentos fiscais. O governo também pode criar modalidades específicas, como foi o caso das versões eletrônicas motivadas pela digitalização de processos.

Por isso, é indispensável estar atento às atualizações e mudanças de exigências. Somente assim é possível garantir que o processo esteja de acordo com o que manda a lei, o que afasta problemas com a fiscalização.

O cuidado com os documentos de transporte é essencial para evitar problemas, como as multas por falta de documentos fiscais. Com a ajuda da automação, é possível prevenir erros e simplificar todo o processo.