Todo empreendimento que atua no Brasil precisa seguir regras específicas sobre emissão, posse e arquivamento de documentos fiscais. Entretanto, essa é uma legislação vasta e, muitas vezes, complexa, dificultando a vida dos profissionais da área e empreendedores.

Para que a atividade de transporte seja executada conforme as exigências legais e não sofra penalidades e multas, é importante providenciar uma série de documentos. Confira quais são eles:

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento popular no ambiente empresarial e, claro, faz parte da rotina de uma transportadora. Ela é obrigatória para qualquer operação de compra e venda no país e contém detalhes importantes sobre a transação e os impostos devidos.

Essa é um arquivo digital que existe em formato XML, com todas as informações relacionadas à transação que gerou a circulação da mercadoria. Não estamos falando somente de compra e venda, mas também, de devolução, de remessa para reparo, de transferência ou de retorno de vasilhame.

Por isso, é fundamental registrar corretamente a natureza da operação, o CFOP e o tipo de nota. Todas essas informações atuam em conjunto e devem estar sempre compatíveis para que não ocorra rejeição do documento.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O documento impresso que chamamos de nota fiscal é, na verdade, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Como o próprio nome indica, ele tem natureza auxiliar, facilitando que as informações contidas na nota fiscal eletrônica sejam conferidas.

Por isso, ele é impresso e deve acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto, além de servir como comprovante de entrega (o recebedor assina o documento). O seu layout é padronizado e deve conter os seguintes elementos:

• preço de venda;
• código de barras;
• dados do destinatário;
• cálculo dos impostos recolhidos;
• descrição dos produtos e serviços;
• dados do remetente da mercadoria;
• chave de acesso da nota fiscal com 44 dígitos.

Ressalta-se que a emissão desses documentos pode ser simplificada com o uso de softwares de gestão, reduzindo o tempo e a burocracia para se manter em dia com o fisco.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe)

Já o CTe é o documento utilizado para registrar a prestação de serviços de transportes nos modais de rodoviário, aéreo, ferroviário, hidroviário e dutoviário. Como propicia o recolhimento do ICMS, a sua emissão é obrigatória em fretes intermunicipais e interestaduais.

Observando esse detalhe, podemos comparar a sua função com a de uma nota fiscal exclusiva do transporte de cargas, porém uma não anula a necessidade da outra. Afinal, enquanto a nota fiscal é emitida pelo vendedor da mercadoria, o CTe é fornecido pela transportadora responsável pela entrega da carga.

Mais uma vez, esse é um documento eletrônico, emitido em formato XML e compartilhado com a Receita Estadual, o cliente e o fornecedor. Para atender aos trâmites legais, cada CTe pode acobertar mais de uma nota fiscal, mas o remetente e o destinatário devem ser os mesmos.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

Como já vimos anteriormente, a legislação tributária exige a emissão de um documento impresso que, nesse caso, é chamado de Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Sua função é acompanhar a mercadoria durante todo o trajeto e deve ser apresentado nos postos de fiscalizações. Frequentemente, a Polícia Rodoviária Federal realiza inspeções e pesagens da carga e os dados registrados no DACTE devem ser compatíveis.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDFe)

Diante da grande burocracia que existia no setor, o Governo Federal criou o MDFe, que tem como objetivo centralizar e otimizar a emissão e o controle dos documentos de transporte, simplificando a vida do empreendedor e do próprio fisco.

Porém, para emitir esse documento, é necessário cumprir com alguns requisitos:

• ser emitente de CTe de carga fracionada;
• ser emitente de NFe para mercadorias com mais de uma nota fiscal;
• realizar transporte interestadual ou intermunicipal (no caso de MG, SP, GO, RJ e PR);
• ser proprietário de veículos de cargas ou ter contrato de arrendamento com transportador autônomo.

A criação do MDFe trouxe algumas mudanças na forma como as cargas são registradas. Para começar, todos os CTes emitidos devem ser vinculados, bem como as suas informações resumidas, como a quantidade notas, o peso total da carga e o seu valor. Porém, essa emissão fica restrita ao transporte rodoviário e afeta as empresas que têm frota própria para o envio de suas mercadorias.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Válido em todo o território nacional, o documento é emitido virtualmente e, assim como os demais, tem um documento auxiliar (o DAMDFE). Ele é impresso e acompanha a carga durante o transporte.

A sua criação foi motivada para substituir o manifesto de carga, um registro criado pelo próprio transportador, com o intuito de consolidar os dados de todas as cargas embarcadas.

Porém, agora, o DAMDFE é completamente legalizado. Do mesmo modo, como os outros documentos citados neste post, é necessário ter certificado digital e um programa emissor de MDFe, devidamente instalado e pronto para operar.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

Os profissionais da área de transporte já conhecem os riscos inerentes a esse tipo de operação e como é importante contar com proteções. Por isso, a legislação prevê a aquisição de apólices de seguro contra danos que podem ocorrer durante o trajeto.

O RCTR-C é mais um documento imprescindível para o transporte de cargas e, na verdade, se refere a um seguro de responsabilidade civil obrigatório para o transportador e com validade em todo o território nacional.

Com a criação do MDFe, o preenchimento do campo referente ao seguro RCTR-C tornou-se obrigatório e passível de fiscalização. Assim, há disponibilidades de informações adicionais sobre a viagem e eventuais sinistros. A natureza desses acidentes podem ser avarias particulares ou incidentes com o veículo transportador que incluem:

• abalroamento;
• colisão;
• capotagem;
• tombamento;
• incêndio ou explosão no veículo transportador.

Ressalta-se que o fato de o cliente ter um contrato de seguro para a carga não isenta a transportadora de contratar o RCTR-C, informação que deve estar contida no MDFe 3.0. Além disso, é importante observar que ele representa uma garantia a mais para o transportador, visto que cobre indenizações que ele seja obrigado a pagar, em razão de acidentes durante as viagens.

Conforme vimos, existem inúmeros documentos fiscais para o transporte de cargas e todos eles precisam ser emitidos e armazenados de maneira adequada. Atuar em conformidade com essas regras é imprescindível para que seu negócio cresça de maneira saudável, ordenada e longe de multas e penalidades. Afinal, ter problemas com o fisco é uma situação prejudicial ao seu negócio.

Fonte: Transporte e Negócios